Informacja o firmie.
Energomedia Sp. z o.o. jest przedsiębiorstwem działającym w branży energetycznej, należącym do Grupy Kapitałowej Rafinerii Trzebinia S.A. Spółka została wyodrębniona w roku 1997 ze struktur Rafinerii i prowadzi bardzo rozległą działalność produkcyjno – usługową w zakresie energetyki, elektroenergetyki, pomiarów, automatyki i telekomunikacji. W ciągu ostatnich 8 lat znacznie poszerzyła swoją ofertę, zwłaszcza, jeśli chodzi o sprzedaż i dystrybucję energii elektrycznej, cieplnej, a także o usługi w zakresie automatyki, wizualizacji procesów technologicznych oraz instalacji elektrycznych i teletechnicznych. Działalnością podstawową przedsiębiorstwa jest produkcja energii elektrycznej, wytwarzanie ciepła w postaci pary technologicznej, grzewczej oraz gorącej wody, wytwarzanie ciepłej wody użytkowej i sprężonego powietrza. Prowadzi sprzedaż i dystrybucję wyprodukowanych i zakupionych mediów oraz sprzedaż wody pitnej, przemysłowej, zmiękczonej i zdemineralizowanej. Działalność przedsiębiorstwa została doceniona przez Redakcję Pulsu Biznesu, która zaliczyła Spółkę Energomedia do elitarnego Klubu Gazel Biznesu – grona najbardziej dynamicznie rozwijających się firm.

Wyzwanie
W skład Grupy Rafineria Trzebinia, obok Energomedia Sp. z o.o., wchodzą trzy inne spółki. Każda z nich posiada inny profil działalności, dlatego też jednym z głównych kryteriów, jakie miało zostać spełnione podczas wyboru systemu informatycznego było znalezienie takiego rozwiązania, które pozwoli na ujednolicenie wszystkich procesów biznesowych zachodzących w spółkach Grupy, ale jednocześnie będzie odpowiednio dopasowane do specyfiki działania poszczególnych firm. Rafineria Trzebinia S.A. korzystała z systemu zintegrowanego COMET. Poszczególne spółki GK RTSA ze względu na słabość używanego systemu ewidencjonowały dane w różnych programach m.in. w plikach Excela. Do sprawozdań finansowych GK RTSA wykorzystywany był system COMET. Obieg informacji pomiędzy działami firmy odbywał się w znacznej mierze za pomocą dokumentów papierowych. Było to czasochłonne, powodowało dodatkowe obciążenie pracowników i obniżenie efektywności ich pracy.

Energomedia Sp. z o.o. prowadzi działalność koncesjonowaną. Sprzedaż energii elektrycznej, cieplnej oraz gazu podlega ścisłym regulacjom Urzędu Regulacji Energetyki w zakresie ustalania cen i stawek opłat dla poszczególnych taryf. W związku z powyższym przedsiębiorstwo zobligowane jest do prowadzenia ewidencji przychodów z tytułu sprzedaży mediów w podziale na poszczególne grupy taryfowe i składniki cenowe. Poszczególne wnioski taryfowe sporządzane są na podstawie wyliczenia kosztów produkcji w układzie rodzajowym, zgodnie z rozporządzeniem taryfowym oraz przyjętym i uzgodnionym z Urzędem Regulacji Energetyki sposobem rozliczeń i kwalifikacją kosztów do grup taryfowych (zgodnie z ustawą Prawo energetyczne).

W spółce wyodrębnionych jest kilka procesów produkcji różnych mediów energetycznych i świadczenia usług warsztatowych. Działalność usługowa realizowana jest w zakresie usług remontowych i konserwacyjnych świadczonych na rzecz odbiorców oraz poszczególnych miejsc powstawania kosztów (świadczenia wzajemne). W poszczególnych procesach produkcyjnych zużywane są media wyprodukowane w innych procesach i występuje tzw. zawracanie kosztów. Dla każdego medium sporządzane są osobne rachunki wyników i określane są koszty jednostkowe dla poszczególnych grup taryfowych i składników cenowych z uwzględnieniem kosztów stałych, zmiennych oraz świadczeń wzajemnych.

Z punktu widzenia spółki Energomedia najistotniejszym celem wdrożenia było kompleksowe zinformatyzowanie procesów związanych z rozliczaniem kosztów i bilansowaniem mediów, szczególnie z uwzględnieniem produkcji ciepła i energii elektrycznej w procesie kogeneracji. Proces bilansowania energii elektrycznej jest szczególnie ważny, ponieważ spółka jest zarówno wytwórcą, kupującym oraz dystrybutorem energii elektrycznej. Zakup i sprzedaż energii następuje wg różnych grup taryfowych. Produkcja i dystrybucja mają charakter ciągły, a nadwyżki energii sprzedawane są do sieci lokalnej Spółki Dystrybucyjnej. Dodatkowo w energii zakupionej jak i własnej produkcji wyodrębnia się udział energii przeznaczonej do dalszej odsprzedaży i zużywanej na potrzeby własne z uwzględnieniem strat.

Innym szczególnie ważnym procesem dla spółki Energomedia jest bilansowanie produkcji ciepła w parze wodnej i gorącej wodzie z podziałem na sieci cieplne, grupy taryfowe odbiorców i potrzeby własne, oraz rozliczenie wody przemysłowej użytej do produkcji pary, w postaci nośnika ciepła. Proces ten jest skomplikowany z uwagi na fakt, iż koszty poszczególnych sieci, węzłów i instalacji grupowych są kosztami wspólnymi kilku taryf i należało znaleźć odpowiednie klucze podziałowe kosztów, aby odpowiednio je wyodrębnić oraz dokładne przypisać do kosztów poszczególnych taryf. Między innymi z powyższych względów spółka szukała rozwiązania, które pozwoliłoby spełnić te wymagania.

Rozwiązanie
W drodze przetargu wybrano światowej klasy zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem Microsoft Dynamics AX, a jako dostawcę firmę I&B Consulting Sp. z o.o. O przewadze wybranego rozwiązania zadecydowały przede wszystkim dwa autorskie moduły I&B Consulting dedykowane do Rozliczania Kosztów oraz Bilansowania Mediów oraz przyjazny sposób licencjonowania i otwarty kod źródłowy systemu, umożliwiający rozbudowę funkcjonalną wraz z rozwojem przedsiębiorstwa. Istotnym czynnikiem wyboru firmy wdrażającej było duże doświadczenie we wdrożeniach systemu Microsoft Dynamics AX (Axapta) i bardzo wysoki wskaźnik wdrożeń zakończonych sukcesem, a także strategia spółki nastawiona na długofalową współpracę z klientami. Zaproponowane przez I&B Consulting podejście od strony metodologii wdrożeń oraz rozwiązanie dotyczące kwestii organizacyjnej związane z realizacją wdrożenia spotkały się z zainteresowaniem i akceptacją Zarządu spółki Energomedia.

Proces analizy przedwdrożeniowej oraz samo wdrożenie odbywało się jednocześnie w czterech spółkach Grupy. Na etapie tworzenia projektu systemu udało się wypracować szereg wspólnych rozwiązań dla wszystkich czterech spółek. Pozwoliło to na skrócenie całego procesu wdrożenia do siedmiu miesięcy i przyniosło dodatkowe oszczędności. Zakres wdrożenia obejmował finanse, środki trwałe, logistykę, gospodarkę magazynową, projekty oraz autorskie moduły branżowe I&B Consulting: Bilansowanie Mediów oraz Rozliczanie Kosztów.

Ze względu na specyfikę działalności firmy, bardzo ważnym dla spółki Energomedia był moduł do rejestracji i bilansowania mediów, który został zaprojektowany i optymalnie dopasowany do jej potrzeb. Moduł ten posiada funkcjonalności umożliwiające rejestrację odczytów z liczników u klienta, ilościowe zbilansowanie zakupionych, wyprodukowanych i sprzedanych mediów z uwzględnieniem ponoszonych strat energii oraz tworzenie załączników do faktur stanowiących rozliczenie. W kolejnych etapach projektu planowane jest również prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku akcyzowego od energii elektrycznej. Moduł ten w połączeniu z modułem Rozliczania Kosztów stał się idealnym rozwiązaniem dopasowującym się ściśle do potrzeb tego przedsiębiorstwa.

W trakcie wdrożenia modułu Rozliczanie Kosztów najważniejsze było zaprojektowanie i opracowanie modelu teoretycznego alokacji kosztów na kontach i wymiarach, tak, aby w pełni odzwierciedlić procesy produkcyjne zachodzące w firmie i zapewnić uzyskanie wszystkich informacji wymaganych w sprawozdawczości URE, na potrzeby skonsolidowanego sprawozdania finansowego oraz dla Działu Controlingu i Bilansowania Mediów. Proces rozliczania kosztów został podzielony na pewne fazy, każda z nich odpowiada rozliczeniu kosztów produkcji innego medium. Wyniki obliczeń poszczególnych faz są zależne jedna od drugiej i powiązane zostały ze sobą, dzięki czemu możliwe jest automatyczne rozliczenie wszystkich kosztów poprzez jednorazowe zainicjowanie procesu rozliczania (wykorzystanie modelu kolejka – etapy w module I&B Consulting). Do rozliczenia zastosowano klucze stałe, statyczne oraz klucze dynamiczne zależne od danych zarejestrowanych w systemie (np. ilości roboczogodzin czy ilości sprzedanych produktów). Szczególnie istotne w procesie alokacji kosztów między wymiarami i kontami było wykorzystanie kluczy utworzonych na podstawie zarejestrowanych wartości na dowolnych kontach finansowych lub transakcjach magazynowych. Definicje etapu rozliczania kosztów zbudowano w oparciu o kwerendy, które pozwoliły stworzyć wiele złożonych struktur rozliczeniowych. Etapy raz zdefiniowane przez użytkownika są kopiowane pomiędzy kolejnymi okresami rozliczeniowymi i automatycznie aktualizowane na podstawie bieżących danych. Pracownicy Energomediów brali czynny udział w procesie projektowania i parametryzacji modułu. Dzięki ich zaangażowaniu w optymalizację procesu kolejne miesiące są rozliczane w sposób automatyczny i pracownikom pozostaje w zasadzie rola kontrolerów procesu. Czas rozliczania jest niezwykle krótki i skraca znacznie „zamknięcie miesiąca”, a uwzględnia: rozliczenie kosztów pośrednich, kosztów działalności pomocniczej (warsztatów), księgowanie kosztów rodzajowych, rozliczenie kosztów produkcji, kosztów świadczeń wzajemnych oraz ustalenie kosztu wytworzenia.

Korzyści biznesowe
Spójność danych, które do czasu uruchomienia Microsoft Dynamics AX były rozproszone, ponieważ firma nie korzystała z systemów informatycznych. Moduł bilansowania i rozliczania zużycia mediów umożliwił skupienie wszystkich potrzebnych danych w jednym miejscu oraz zautomatyzował szereg procesów dotychczas wykonywanych ręcznie, dzięki czemu okres rozliczeniowy uległ znacznemu skróceniu. To zawansowane narzędzie pozwoliło na sporządzania bilansu ilościowego wszystkich mediów w zakresie ilości zakupionych, wyprodukowanych i sprzedanych mediów w podziale na grupy taryfowe odbiorców. Informacje dostępne są dla użytkowników systemu w jednym miejscu, można łatwo sprawdzić ilości zużyte na potrzeby różnych produkcji i potrzeby własne poszczególnych MPK.

Moduł ten zapewnił możliwość wystawiania i drukowania załączników do faktur sprzedaży za media zgodnie z wymaganiami URE w podziale na składniki cenowe i inne dane charakterystyczne dla poszczególnych rodzajów mediów.

Moduł Rozliczenie Kosztów spełnił wszystkie oczekiwania Energomediów, a firma może uzyskać wielowymiarowe informacje w różnych przekrojach danych, m.in. takich jak:

• określenie współmierności przychodów i kosztów wg grupy taryfowej,
• ustalenie rentowności segmentów działalności, grup odbiorców,
• przeprowadzenie analizy rentowności dla taryf (grup taryfowych) w zakresie produkcji i przesyłu ciepła, obrotu i dystrybucji energii elektrycznej, gazu oraz innych mediów,
• badanie rentowności usług warsztatowych w kontekście danego zlecenia,
• analizowanie kosztów świadczeń wzajemnych.

Ewidencja kosztów i przychodów poszczególne MPK, grupy odbiorców, rodzaje działalności (ciepło, energia elektryczna, gaz, sprężone powietrze, woda, usługi) pozwala tworzyć raporty kontrolingowe – wielkość kosztu jednostkowego dla wszystkich MPK (z uwzględnieniem kosztów zmiennych i stałych, bezpośrednich i pośrednich), co stanowi punkt wyjścia w procesie kalkulacji ceny i sporządzania wniosków taryfowych dla Urzędu Regulacji Energetyki.

Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX we wszystkich czterech spółkach ułatwiło komunikację między zakładami oraz zapewniło informatyczne wsparcie we wszystkich obszarach ich działalności.