NAFTOWAX

Informacje o firmie
Fabryka Parafin Naftowax Sp. z o.o. jest jedną ze spółek należących do Grupy Kapitałowej Rafineria Trzebinia. Powstanie spółki wyodrębnionej ze struktur Rafinerii miało miejsce w 1999 roku. W tym samym roku doszło do uruchomienia produkcji emulsji parafinowych. W kolejnych latach spółka zajmowała się modernizacją i automatyzacją procesów produkcyjnych, produkcją parafin odolejonych, produkcją parafin hydrorafinowanych spełniających europejskie wymagania określane znakiem jakości RAL, rozwojem oferty produktów wysoko przetworzonych. Firma jest liderem innowacji w produkcji parafin w Polsce. Parafiny oferowane przez Naftowax są produktami najwyższej jakości. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii fabryka oferuje produkty spełniające wymagania odbiorców zarówno polskich, jak i zagranicznych. Na bazie parafin, mikrowosków oraz wosków naturalnych spółka produkuje szereg wyrobów wykorzystywanych w przemyśle kosmetycznym, spożywczym, farmaceutycznym, gumowymi i drzewnym. Dla uzupełnienia oferty planowane jest rozwinięcie handlu specjalistycznymi mikrowoskami oraz zapachami i barwnikami do świec.

Wyzwanie
W skład Grupy Rafineria Trzebinia wchodzą cztery spółki. Każda z tych spółek charakteryzuje się innym profilem działalności, dlatego też głównym celem, jaki miał zostać spełniony po wdrożeniu systemu klasy ERP było znalezienie takiego rozwiązania informatycznego, które pozwoliłoby na ujednolicenie wszystkich procesów biznesowych zachodzących w spółkach Grupy, ale jednocześnie byłoby odpowiednio dopasowanym do specyfiki działania poszczególnych firm. W przypadku spółki Naftowax, ze względu na charakter działalności przedsiębiorstwa, największy nacisk kładziono na informatyczne wsparcie procesu produkcji.

Rafineria Trzebinia S.A. korzystała z systemu COMET. Poszczególne spółki GK RTSA ze względu na słabość używanego systemu ewidencjonowały dane w różnych programach m.in. w plikach Excela. Do sprawozdań finansowych GK RTSA wykorzystywany był system COMET. Obieg informacji zarówno pomiędzy działami firmy, jak i ściśle ze sobą współpracującymi spółkami, odbywał się przy pomocy dokumentów papierowych.

Wszystkie działania związane z procesem produkcyjnym w przedsiębiorstwie Naftowax były zapisywane w dostępnych programach biurowych bez możliwości integracji danych. Dane były zatem rozproszone i często wielokrotnie przepisywane. Do rozliczania kosztów produkcji korzystano głównie z arkuszy kalkulacyjnych. Były to procesy czasochłonne, powodowały dodatkowe obciążenie pracowników i obniżenie efektywności ich pracy.

RozwiÄ…zanie
Podczas wyboru odpowiedniego rozwiązania brano pod uwagę różne systemy. Proces decyzyjny był długi, ponieważ należało uwzględnić potrzeby wszystkich czterech spółek o różnym profilu działania w ramach jednego procesu wdrożeniowego. O przewadze systemu Microsoft Dynamics AX zadecydowały zintegrowany z nim, zaawansowany moduł produkcji procesowej, otwarty kod źródłowy systemu, który zapewnia możliwość jego rozbudowy i modyfikacji wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, a także przyjazny sposób licencjonowania produktu. Dla przedsiębiorstwa Naftowax kluczowym elementem wdrożenia był moduł dedykowany do obsługi produkcji. Na dostawcę systemu wybrano I&B Consulting, ponieważ jako jedyny z oferentów zaproponował rozwiązanie rozliczenia produkcji procesowej w oparciu o specjalnie do tego stworzony moduł Fullscope. Przewagę firmie I&B Consulting dało również podejście od strony metodologii wdrożeń oraz zaproponowane rozwiązanie dotyczące kwestii organizacyjnej związane z realizacją wdrożenia. Firma zaproponowała wdrożenie rozwiązania jednocześnie w czterech przedsiębiorstwach, co przyniosło znaczną oszczędność czasu i kosztów wdrożenia. Istotnym elementem przy wyborze dostawcy były wysokie kompetencje potwierdzone imponującym wskaźnikiem wdrożeń zakończonych sukcesem, doświadczony, etatowy zespół wdrożeniowy, oraz filozofia spółki nakierowana na długofalową współpracę bazująca na wysokich standardach merytorycznych i etycznych.

Zakres wdrożenia systemu Microsoft Dynamics AX w przedsiębiorstwie Naftowax obejmował obszar finansów, logistyki, gospodarki magazynowej, środków trwałych i produkcji. W pierwszym etapie prac związanych z wdrożeniem przeprowadzono analizę biznesową w obszarach finansów, logistyki (sprzedaż, zakupy, gospodarka magazynowa) i produkcji standardowej. Przystąpiono również do wstępnego zaprojektowania procesów biznesowych na bazie rozwiązania produkcji procesowej. Zamodelowany został proces rozliczania kosztów bezpośrednich i pośrednich produkcji procesowej. W drugim etapie nastąpiła migracja danych, a następnie uruchomiono system we wszystkich jego obszarach.

Produkcja procesowa.
Ponieważ działalność firmy Naftowax skupia się na produkcji parafin, szczególną uwagę w procesie wyboru systemu przywiązywano do wyboru takiego rozwiązania, które będzie w pełni zaspokajało potrzeby związane z procesami produkcyjnymi przedsiębiorstwa. Specyfika działania firmy Naftowax, oraz wieloetapowość produkcji wymagała dokładnie takiego rozwiązania, jakie oferuje moduł produkcji procesowej Fullscope, który w połączeniu z produkcją standardową zawartą w systemie Microsoft Dynamics AX daje kompletne rozwiązanie. Zapewnia ono nadzorowanie produkcji na wszystkich etapach przetwarzania, zaczynając od zwolnienia partii przyjętej od dostawcy i rozdzielenia określonych surowców do konkretnej produkcji, aż do momentu sprzedaży. W Naftowax produkcja procesowa występuje na pierwszym etapie produkcji (tzw. produkcja rozkładowa) - podczas procesu przeróbki gacza parafinowego. Proces ten polega na odparafinowaniu, w rezultacie, czego uzyskuje się wysokiej klasy parafiny i mikrowoski.
Dzięki zastosowaniu takiego rozwiązania szef produkcji ma pełną kontrolę nad wszystkimi etapami procesu wytwarzania. Wszelkie szczegółowe, wielowymiarowe informacje o wydajności produkcji, poziomie zapasów czy produktach ubocznych są na bieżąco widoczne w systemie. Raz wprowadzone do systemu dane są widoczne dla wszystkich uprawnionych jego użytkowników. Wyroby gotowe natomiast ewidencjonuje się po koszcie rzeczywistym. Przy księgowaniu kosztów pośrednich związanych z produkcją są one przypisywane do poszczególnych grup produkcji lub do wybranej produkcji. Na koniec miesiąca koszty pośrednie są automatycznie ‘doksięgowywane’ do zleceń produkcyjnych, kluczem wartościowym na podstawie wcześniej zaksięgowanych kosztów bezpośrednich. Obsługa kontrahentów zagranicznych została w znacznej części zautomatyzowana. Istnieje możliwość wystawiania faktur w walutach obcych, kursy walut są automatycznie pobierane z tabeli kursów walut. Przy zamykaniu transakcji automatycznie naliczane są różnice kursowe. System wspomaga użytkowników w znaczny sposób w prowadzeniu rozrachunków z odbiorcami. Znacznie skrócił się czas obsługi rozrachunków zarówno w zakresie należności jak i zobowiązań. Rejestry VAT tworzą się w sposób automatyczny podczas księgowania zakupów i sprzedaży (zarówno krajowej jak i zagranicznej).

Poza produkcją procesową Naftowax borykał się również z problemem związanym z przepływem informacji w firmie. Pracownicy magazynu oraz działu zakupów musieli radzić sobie z dużą ilością dokumentów papierowych. Porządkowanie dokumentacji i wprowadzanie jej w obieg zabierało niezmiernie dużo czasu. Przekazywane dane były do tej pory rozproszone ponieważ firma korzystała z kilku systemów. Po wprowadzeniu systemu Microsoft Dynamics AX znacznie zwiększyła się szybkość przepływu informacji. Teraz wszystkie informacje znajdują się w jednym zintegrowanym systemie, a dane przekazywane są do poszczególnych działów automatycznie. Pozwala to użytkownikom systemu zaoszczędzić czas oraz zwiększyć efektywność swoich działań. Dokumenty są widoczne w systemie, nie trzeba ich długo wyszukiwać, nie ma możliwości ich zagubienia.

Korzyści biznesowe

• Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics AX we wszystkich czterech spółkach ułatwiło komunikację między zakładami oraz zapewniło informatyczne wsparcie we wszystkich obszarach ich działalności.
• Niezwykła elastyczność oraz rozbudowana funkcjonalność wszystkich modułów zapewnia możliwość ciągłego rozwijania systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
• Po wprowadzeniu systemu znacznie zwiększyła się szybkość przepływu informacji. Wyeliminowano wiele błędów związanych z wielokrotnym, ręcznym wprowadzaniem tych samych danych przez różne działy firmy. Integracja modułów systemu zapewnia spójność informacji pochodzących z różnych źródeł.
• Znaczne skrócenie czasu obsługi rozrachunków z odbiorcami zarówno w zakresie należności jak i zobowiązań.
• Zautomatyzowanie procesu tworzenia rejestrów VAT podczas księgowania zakupów i sprzedaży (krajowej i zagranicznej).
• Cały proces produkcyjny jest dokładnie nadzorowany na wszystkich etapach i uwzględnia wszystkie wymagania związane z wytwarzaniem i przechowywaniem produktów, a także częste zmiany przepisów i modyfikacje wyrobów.
• Niezmiernie ważny dla Naftowax proces produkcji procesowej został zautomatyzowany i zoptymalizowany.
• Moduł Fullscope zintegrowany z modułem produkcyjnym w systemie Microsoft Dynamics AX nie tylko odzwierciedla podstawowe procesy produkcyjne i dostosowuje się do unikalnych wymagań procesu produkcji, ale także umożliwia jego nadzorowanie na wszystkich etapach.
• Moduł ten zapewnia zintegrowanie funkcji związanych z planowaniem, zarządzaniem oraz dystrybucją produktów gotowych, odpadów, produktów ubocznych, jak również zaopatrzeniem oraz rozliczeniem kosztów związanych z produkcją, dostosowując się przy tym do specyficznych wymogów prawnych.
• Obsługuje on strategie rotacji zapasów uwzględniając przy tym daty ważności oraz parametry przechowywania produktów w zbiornikach.
• Moduł Fullscope pozwala na rejestrację produktów pod względem specyfikacji składników czy wymagań jakościowych
• System umożliwił ewidencje wyrobów po kosztach rzeczywistych. Wyrób może być sprzedany zaraz po wyprodukowaniu nawet, jeśli nie są jeszcze zarejestrowane wszystkie koszty związane z produkcją. Handlowiec widzi wówczas szacowaną marżę osiągniętą na wyrobie. Po zakończeniu miesiąca w raportach widać marżę rzeczywistą.
• Microsoft Dynamics AX dzięki wbudowanym narzędziom do raportowania pozwolił w znaczny sposób, bo o 7 dni przyspieszyć raportowanie danych na zakończenie miesiąca, co jest niezwykle istotne dla przedsiębiorstw, zwłaszcza tych działających w grupach kapitałowych.